組織管理機能では、組織ごとに資料の「共有可能な範囲」を設定でき、所属ユーザーはその範囲内のみで資料共有が可能となります。

1．資料の「共有可能な範囲」を設定する

1-1．管理者と組織管理者における設定可能範囲の差異

管理者と組織管理者では、設定がおこなえる対象の組織が以下のように異なります。

• 管理者：
  • 全組織に対して設定可能
• 組織管理者：
  • 自身が所属する組織の配下組織のみ設定が可能
  • 自身が所属する組織の設定は変更できません

1-2．設定手順

手順1．

［管理者メニュー］＞［組織管理］を開き、設定を行う該当の組織をクリックします

手順2．

［資料管理］タブを選択し、資料管理の共有可能な範囲の［変更］をクリックします

手順3．

共有可能な範囲とする組織をクリックし、チェックマークを付与します。

（※ 共有範囲の選択例は、後述の「■ 資料の共有範囲の選択例」をご参照ください。）

組織の選択を完了後、［選択］ボタンをクリックします。

手順4．

「共有可能な範囲」に、選択した組織が反映されます。

ページ最下部に表示される［保存］をクリックし、完了となります

1-3．資料の共有範囲の選択例

共有可能な範囲選択では、選択した親組織によって共有される範囲が以下のように設定されます。

最上位組織を選択した場合

• 共有可能な範囲となる組織：全組織

最上位組織から2階層目となる親組織を選択した場合

• 共有可能な範囲となる組織：営業部配下となる組織すべて（営業1課、営業1課・Aチーム、新規獲得チーム、CSチーム、営業1課・Bチーム、営業2課、営業3課）

2階層目より下階層の親組織を選択した場合

• 共有可能な範囲となる組織：選択した親組織の配下組織のみ（営業1課・Aチーム、新規獲得チーム、CSチーム）

複数の親組織を選択した場合

• 共有可能な範囲となる組織：選択した親組織の配下の組織のみ（営業1課、営業1課・Aチーム、新規獲得チーム、CSチーム、営業1課・Bチーム、営業3課）

特定の組織を選択した場合

• 共有可能な範囲となる組織：選択した組織のみ（新規獲得チーム、営業3課）

2．所属組織変更後の資料の編集者・共有先

ユーザーの所属組織変更・組織移動をおこなう際には、［資料を引き継いでアカウント移動］［資料を引き継がずにアカウント移動］のいずれかを選択する必要があります。

それぞれの選択により、所属組織変更後の資料の編集者・共有先は以下の変更がおこなわれます。

2-1．［資料を引き継いでアカウント移動］をおこなった場合

• 資料の編集者：
  • 資料の引き継ぎ先として選択したユーザーが編集者になります。
• 資料の共有先：
  • 資料の共有先に変更はありません。
  • 「資料の共有可能な範囲」は資料を引き継いたユーザーが所属する組織に準じます

2-2．［資料を引き継がずにアカウント移動］をおこなった場合

• 資料の編集者：
  • 変更はありません。組織移動の対象ユーザーが引き続き編集者となります。
• 資料の共有先：
  • 移動後組織の「資料の共有可能な範囲」に準じて変更がされます。