このページでは、管理者／組織管理者ユーザーが管理することができる、「組織管理機能」について解説をします。

1．組織管理機能とは

組織管理機能とは、管理者となるユーザーが部署やチーム単位で一般権限ユーザーを割り振り、組織ごとの管理が可能となる機能です。

ユーザーの組織間異動が発生した場合も、所属組織の付け替えが可能です。

また、資料の共有範囲を特定の組織に絞って共有することができます。

2．組織を作成・編集・管理できるユーザー権限

以下の権限を持つユーザーが、組織の作成や編集、管理が可能となります。

• 管理者ユーザー
• 組織管理者ユーザー

管理者と組織管理者では、管理権限の差異は以下ページをご確認ください。

＞＞管理者と組織管理者の権限の差異

3．組織の新規作成・編集方法

3-1．組織を追加する

▼ 「※ 図1」

▼ 「※ 図2」

手順1．

管理画面メニュー　 ＞ ［管理者メニュー］ ＞ ［組織管理］にアクセスし、子組織を作成したい親組織を選択し、［+組織追加］をクリックします。

※ 組織管理者ユーザーの場合は、所属組織配下のみ作成が可能です。

▼ 例）「東京本社営業部」配下に子組織を作成する場合

手順2．

組織一覧の右側に表示される「組織追加」ウィンドウにて、新しい組織の設定をおこないます。

• a … 親組織を変更することができます
  • 選択できる親組織は、ひとつのみとなります。
• b … 組織名を入力します（最大文字数100文字）
  • 重複する組織名称でも登録は可能となりますが、同じ親組織内には作成することができません。

手順3．

ページ下部の［保存］ボタンをクリックし、作成が完了となります。

3-2．組織を一括登録する

手順1．

［+組織追加］をクリックし組織追加画面を表示させ、［一括登録をする場合］をクリックします。

手順2．

［CSVテンプレート］からサンプルファイルを取得します。

手順3．

ダウンロードしたファイルに、登録する組織の情報を記載します。

• 組織登録は、CSVファイルの1行毎に登録されます
• CSVの文字コードは、Shift_JISをご利用ください
• 資料の共有可能な範囲は、自身の組織が初期値として設定されます
• 親組織が存在しない、または親組織作成の行が入力されていない場合、子組織の登録はできず以下のエラーが表示されます

＜ 例①. 子組織のみを作成する場合 ＞

▼組織図例

▼CSVファイル記入例

＜ 例②. 親組織と子組織を一括登録する場合 ＞

▼組織図例

▼CSVファイル記入例

＜ 例③. 親組織と子組織を一括登録、かつ既存の組織に対して子組織を追加する場合 ＞

▼組織図例

▼CSVファイル記入例

手順4．

［CSVアップロード］をクリックし、組織情報を記入したファイルをアップロードします。

組織一覧に、追加した組織が表示されていれば完了です。

3-2-1．「ヘッダーが異なります」と表示され組織の一括登録ができない

「ヘッダーが異なります」と表示され組織の一括登録ができない場合、アップロードするCSVファイルの1行目に変更が加えられています。

■ 対処方法

ダウンロードしたCSVテンプレートの1行目は変更せず、再度アップロードをお試しください。

4．組織の更新・編集方法

手順1．

管理画面メニュー　 ＞ ［管理者メニュー］ ＞ ［組織管理］にアクセスし、

更新・編集を行いたい組織をクリックします。

手順2．

前述の見出し「2-1．組織を追加する」内、手順②以降と同様の操作にて組織の編集を行うことができます。

5．組織を削除する

管理画面メニュー　 ＞ ［管理者メニュー］ ＞ ［組織管理］にアクセスし、

組織一覧より削除を行う組織を選択後、組織名右部に表示される［組織削除］ボタンより組織を削除することができます。

削除が可能となる条件は以下となります。

• 最上位組織以外の組織
• 所属組織の配下の組織（所属組織は削除することができません）
• 誰も所属していない組織

削除を実施する組織配下に、所属ユーザーのいない子組織がある場合、その子組織も合わせて削除されます。

▼ 例）「営業1課」という組織配下に、所属ユーザーのいない「営業1課・Aチーム」「営業1課・Bチーム」という組織が存在する場合

6．組織一覧をCSVダウンロードする（組織IDの確認方法）

管理画面メニュー　 ＞ ［管理者メニュー］ ＞ ［組織管理］にアクセスし、

自身が所属する組織を選択時に表示される［CSVをダウンロード］より、「所属組織配下の組織」「各組織設定」の一覧をCSVで出力することが可能です。

出力したCSVファイルでは、以下を確認することができます。

• 組織ID … 組織ごとに固有のIDが付与されます
• 組織のフルパス … 最上位組織から対象組織までの名称を「/(スラッシュ)」で区切ったパスが表示されます
• 資料の共有可能な範囲 … 設定した組織のフルパスが表示されます
• 対象URL … リモートコントロール機能がONの場合のみ、操作移譲の対象URLが表示されます

7．「組織管理」画面の解説

① ：契約ID数

ご契約環境全体の「発行ID数」「契約ID数」が以下の形で表示されます。

• （発行ID数）/（契約ID数）

② ：組織一覧

組織が一覧で表示され、以下の操作をおこなうことができます。

• 組織名を左クリック
  • 組織の詳細が表示されます。

各組織名の左部［▶］をクリック

配下組織が展開表示され、組織の階層構造を確認することができます。

展開された組織は［▼］となります。

③ ：組織追加

組織一覧で選択する組織に対し、新たな子組織を追加することができます。

④：現在選択されている組織名

組織一覧で選択されている組織の名称が表示されます。

⑤ ：［基本情報］［資料管理］［メッセージ送信］［リモートコントロール］［バーチャル背景］タブ

［基本情報］［資料管理］［メッセージ送信］［リモートコントロール］［バーチャル背景］タブを切り替えることができます。

• ［基本情報］タブ
  • 組織の基本情報（基本設定・ユーザー管理）が表示されます。
• ［資料管理］タブ
  • 資料管理（資料の共有可能な範囲）の確認・変更をおこなうことができます。
  • 「資料送信」機能（資料のSMS送信）のON／OFFを切り替えることができます。（※1）
• ［メッセージ送信］タブ（※1）
  • 「メッセージ送信」機能（SMS送信）のON／OFFを切り替えることができます。
• ［リモートコントロール］タブ（※2）
  • 最上位組織選択時にのみ表示がされます。
  • リモートコンロール機能における対象URLの登録をおこなうことができます。
• ［バーチャル背景］タブ
  • 最上位組織選択時にのみ表示がされます。
  • 「バーチャル背景」をご利用環境全体でバーチャル背景を制御することができます。

（※1）ご利用環境で「SMS送信」機能の設定が解除（設定ON）されている場合のみ表示がされます。
（※2）ご利用環境で「リモートコンロール」機能の設定が解除（設定ON）されている場合のみ表示がされます。

⑥ ：基本設定

基本設定では、組織に関する設定の確認および編集を行うことができます。

• 「親組織」
  • 選択した組織の親組織が表示されます。
  • 最上位組織選択時は表示がされません。
  • ［変更］ボタンより、親組織を変更することができます。
• 「組織名」
  • 現在の組織名が表示されます。
  • テキストボックスにて、組織名を変更することができます。

⑦： ユーザー管理

ユーザー管理では、組織に所属するユーザーの管理をおこなうことができます。

• ユーザー数：
  • 選択した組織とその配下に所属するユーザー数の合計が表示されます。
• ［ユーザー一覧］（リンク）：
  • 選択した組織とその配下に所属するユーザー管理画面が、別タブで開きます。
• 招待アカウント数：
  • 選択した組織とその配下で招待したアカウント数の合計が表示されます。
  • 期限切れも含みます
• ［招待アカウント］（リンク）：
  • 選択した組織とその配下で招待したアカウントを確認することができます。
• ［新規アカウント招待］（リンク）：
  • 選択した組織に所属させる新規アカウントを招待することができます。
  • 新規アカウント招待画面が、別タブで開きます。

⑧ ：CSVをダウンロード or 組織削除

選択されている組織によって、［CSVをダウンロード］ボタンまたは［組織削除］ボタンが表示されます。

• ［CSVをダウンロード］
  • 概要
    • 組織一覧CSVファイルをダウンロースすることができます。
  • 表示される条件
    • 自身が所属する組織を選択した場合
• ［組織削除］
  • 概要
    • 組織を削除することができます。
  • 表示される条件
    • 所属配下の組織を選択した場合