資料の二段階承認を利用する
このページでは、資料の二段階承認機能について解説をします。
資料二段階承認機能とは、資料アップロード時に承認を必須とする機能です。
アップロードされる資料を承認者が目を通すことで、「誤った情報公開の未然防止」「セキュリティ強化」をおこなうことができます。
注意点
※ 資料二段階承認機能を利用するには別途申請が必要です
- 管理者ユーザーさまにて、弊社カスタマーサクセスチーム宛（cs@bell-face.com）までご依頼ください。
1．既存ユーザーに承認者権限を設定する
手順1．
管理者／組織管理者ユーザーにて、管理画面サイドメニュー ＞ ［管理者メニュー］ ＞ ［ユーザー管理］にアクセスします。
手順2．
ユーザー一覧画面が表示されます。
資料承認者に設定したいユーザーの「資料アップ権限」と「資料承認者権限」をONに切り替えます。
補足
※ 資料承認者権限は、必ず「資料アップ権限」「資料承認者権限」双方がONである必要があります
2．資料の二段階承認者を確認する
手順1．
管理者／組織管理者ユーザーにて、管理画面サイドメニュー ＞ ［管理者メニュー］ ＞ ［ユーザー管理］にアクセスします。
手順2．
ユーザー一覧画面が表示されます。
「資料承認者権限」がONのユーザーに承認権限を付与されています。
3．資料二段階承認機能の使い方
資料アップロードもしくは承認済みの資料を編集した場合は、二段階承認が必要です。
3-1．申請者側の手順
手順1．
資料をアップロードします。
手順2．
アップロード完了後、資料の設定画面が表示されます。
以下の設定項目にて承認担当者と申請コメントを選択・入力します。
- 「承認担当」：
- 承認者とするユーザーを選択します。
- 選択必須となります。
- 「申請コメント」：
- 申請コメントを入力します。
- 入力必須となります。
手順3．
承認担当者の選択・申請コメント入力後、［申請する（内容確認）］ボタンをクリック・タップします。
確認画面にて申請内容を確認し、［申請する］をクリック・タップしてください。
手順4．
管理画面メニュー ＞ ［資料管理］にて、該当の資料に「申請中」の表示がされます。
以上で二段階承認における資料アップロード操作は完了となります。
注意点
※ 申請中の資料は、電話商談やURL共有、社内共有等の操作ができません
3-2．承認者側の手順
手順1．
以下いずれかの方法で資料へアクセスする。
- ①：「申請通知」メールのリンクから確認する
- 申請者が選択した承認者宛に「申請通知メール」が送信されます。
- 「申請通知メール」に記載されたリンクをクリック・タップすることで、資料設定ページが開かれます。
- ②：管理画面で確認する
- 管理画面メニュー ＞ ［資料管理］ にて、「承認待ちリスト」が表示されます。
- ［内容を確認する］ボタンをクリック・タップすることでより確認することができます。
補足
※ Google Chrome／Microsoft Edgeどちらかのブラウザでのみ確認することができます
手順2．
資料の内容を確認し、コメントを入力します。
［承認する（内容確認）］または［差し戻す］をクリック・タップします。
- 承認した場合：
- 確認画面が表示されます。［承認する］をクリック・タップし、承認手順は完了となります。（「※図3」参照）
- 承認した場合は、承認者と申請者双方に通知メールが送信されます。
- 差し戻した場合：
- 差し戻した場合は、申請者に通知メールが送信されます。
承認された場合は、該当の資料を利用することができるようになります。
3-3．差し戻された後の申請書側の手順
手順1．
以下いずれかの方法で資料へアクセスする。
- ①．メールによる通知
- 申請者宛に「差し戻し通知メール」が送信されます。
- 「差し戻し通知メール」に記載されたリンクをクリック・タップすることで、資料設定ページが開かれます。
- ②．管理画面上での通知
- 管理画面メニュー ＞ ［資料管理］ にて、「差し戻しされた資料があります。」が表示されます。
- 表示内に記されたリンク、または該当の資料をクリック・タップします。
手順2．
資料設定ページにて資料を編集後、再申請をおこなってください。
4．資料の二段階承認者が組織移動する場合の注意点
承認待ちの資料がある状態で承認者が別の組織に移動する場合、該当の資料は以下のステータスとなります。
- 申請者と同じ組織に移動した場合
- 申請者の親組織に移動した場合
- 最上位組織に移動した場合
- 変わらず、承認待ちの状態となります
- 申請者が所属する組織の親組織以外の組織に移動した場合
- 申請者が所属する組織の配下組織に移動した場合
- 承認待ちが削除され、下書き状態となります