資料を社内ユーザーに共有する
このページでは、資料の社内ユーザーへの共有について解説します。
1．資料／フォルダを共有することでできること
bellFaceにアップロードした資料／フォルダを共有することで、以下がおこなえるようになります。
- 共有先の組織に所属するユーザーの閲覧が可能になる
- 共有されたユーザーが接続中の「資料共有」機能で該当の資料を使用できるようになる
補足
※ 資料の共有は、編集者本人のみが実行できます
注意点
※ 一般ユーザーは、他ユーザーに共有されたフォルダへ資料を格納することはできません
※ 一般ユーザーは、他ユーザーに共有された資料を自身のフォルダに格納することはできません
2．資料／フォルダの共有設定をおこなう
手順1．
管理画面メニュー ＞ ［資料管理］にアクセスします。
手順2．
- PCの場合：
- 該当の資料／フォルダにマウスカーソルをあわせ、［共有設定］をクリックします。
- iPadの場合：
- 該当の資料／フォルダをタップし管理メニューを表示させ、［共有設定］をタップします。
手順3．
「資料を共有」モーダルウィンドウが表示されるので、［共有する］トグルをONにします。
共有を解除する場合はトグルをOFFにしてください。
手順4．
以下の設定をおこないます。
- ①：共有する組織の変更
- ［変更］をクリックし、フォルダを共有する組織範囲を選択することができます。
- 共有先は組織単位でのみ設定が可能となります。共有先をユーザーごとに設定することはできません。
- ②：共有資料の説明文追加
- ［説明を追加］をクリックし、必要に応じてフォルダの説明文を入力します。
- 説明文の入力は必須ではありません。
手順5．
［保存する］をクリック・タップし、フォルダの共有は完了となります。
3．共有された資料／フォルダを確認する
手順1．
管理画面メニュー ＞ ［資料管理］にアクセスします。
手順2．
共有された資料／フォルダには以下のアイコンが表示され、共有したユーザー名も確認することができます。
- 共有された資料／フォルダのアイコン
- 資料名／フォルダ名の先頭に「共有アイコン」が表示されます。
- 共有したユーザー名
- 共有したユーザー名は編集者と同一となります。
4．共有フォルダを活用して複数資料をまとめて共有する
以下いずれかの方法を用いることで、複数資料をまとめて共有することが可能です。
- 未共有のフォルダを作成し該当の資料を格納後、フォルダを共有状態にする
- 共有フォルダを作成し、該当の資料を格納する
5．共有フォルダに格納できる資料・できない資料
＜ 一般権限ユーザー ＞
- 格納できる資料：
- 自身に編集権限がある資料
- 格納できない資料：
- 他ユーザーに共有された資料
- 他ユーザーに共有されたフォルダ内にある資料
＜ 管理者／組織管理者ユーザー ＞
- 格納できる資料：
- 自身に編集権限がある資料
- 他ユーザーに共有された資料
- ※ 格納状況は、格納を行った管理者ユーザー本人以外には反映されません。
- ※ 格納状況を他ユーザーに反映させたい場合は、資料の編集者を自身に変更してから共有フォルダに格納をおこなってください。
- 格納できない資料：
- 他ユーザーに共有されたフォルダ内にある資料
注意点
※ 他ユーザーより共有されたフォルダには、いずれの権限であっても資料を格納することはできません
- 共有されたフォルダに資料を格納したい場合は、以下をご参照ください。
＞＞Q．他ユーザーが共有しているフォルダに資料を格納することはできますか？
6．共有フォルダに格納した資料の共有先
共有フォルダに格納した資料の共有先は、フォルダと同一の共有先に変更がされます。
- 「未共有」のフォルダに、「未共有」の資料が格納されている場合
- フォルダを共有したタイミングで、資料が共有状態になります。
- 資料の共有先は、フォルダの共有先に準じます。
- 「未共有」のフォルダに、「共有中」の資料を格納した場合
- フォルダは未共有のままで、資料の共有先も変わりません。
- 他のユーザーには資料のみが共有されている状態となります。
- フォルダの共有を開始した場合、資料の共有先はフォルダの共有先に準じて変更されます。
- 「共有中」のフォルダに、「未共有」の資料を格納した場合
- フォルダに資料を格納したタイミングで、資料が共有状態になります。
- 資料の共有先は、フォルダの共有先に準じます。
- 「共有中」のフォルダに、「異なる共有先」を選択している資料を格納した場合
- フォルダに資料を格納したタイミングで、資料の共有先が変更されます。
- 資料の共有先は、フォルダの共有先に準じます。
- 「共有中」のフォルダAに、「異なる共有先」を選択しているフォルダB内の資料を直接移動した場合
- 資料の共有先はフォルダBの共有先のまま、変更がされません。
- 一度フォルダ外に移動したのちにフォルダAに格納した場合、共有先はフォルダAに準じます。
- 「共有中」のフォルダAに、「未共有」のフォルダB内の資料を直接移動した場合
- フォルダAに資料を移動したタイミングで、資料の共有先が変更されます。
- 資料の共有先は、フォルダAの共有先に準じます。
- 「未共有」のフォルダAに、「共有中」のフォルダB内の資料を格納した場合
- フォルダAに資料を格納したタイミングで、資料の共有が解除されます。