資料を管理する

このページでは、資料の管理について解説します。

「資料管理」画面（管理画面メニュー ＞ ［資料管理］）では、bellFaceで利用する資料に対して以下の操作をおこなうことができます。

• 自身がアップロード（登録）した資料の管理・確認・編集
• 他ユーザーから共有された資料の管理・確認
• 他ユーザーから共有された資料の編集（※ 管理者ユーザーのみ）

1．資料管理メニュー

資料管理メニューでは、以下の操作をおこなうことができます。

• A：新規アップロード
  • 新規資料をアップロード・登録することができます。
• B：フォルダを作成
  • 資料をまとめられるフォルダを作成することができます。
• C：まとめて移動
  • チェックボックスにチェックを入れた資料をまとめて移動することができます。
• D：まとめて削除
  • チェックボックスにチェックを入れた資料をまとめて削除することができます。
• E：キーワードで検索
  • 資料のタイトルをキーワードで検索し、表示を絞り込むことができます。
• F：利用期限日で探す
  • 利用期限日が設定されている資料を絞り込んで検索することができます。
• G：すべてをクリア
  • 「キーワードで検索」「利用期日で探す」で入力した検索条件を、クリアすることができます。

 

2．資料一覧

• a：チェックボックス
  • 管理をおこなう資料にチェックを入れることができます。
  • ヘッダー部のチェックボックスにチェックを入れることで、すべての資料にチェックを入れることができます。
• b：資料サムネイル
  •  クリック・タップにて、資料の内容を別タブで確認することができます。
  • 動画資料のサムネイル画像には、再生マークが表示されます。
• c：共有マーク
  • 自身が共有する資料・他ユーザーより共有された資料には「共有マーク」が付与されます。
• d：資料名
  • クリック・タップにて、資料の内容を別タブで確認することができます。
• e：編集者
  • 該当資料の編集者のアカウント氏名が表示されます。
• f：最終更新日時
  • 該当資料の最終更新日時が表示されます。
• g：利用期限日
  • 該当資料の利用期限日が表示されます。
• h：固定（ピン留め）
  • クリック・タップにてピンがONの状態（青い状態）となり、資料一覧の上部に表示を固定させることができます。

 

3．資料設定メニュー

 

3-1．資料設定メニューの表示方法

PCとiPadで資料設定メニューの表示方法が異なります。

• PCの場合：
  • 該当の資料にマウスカーソルをあわせることで、資料設定メニューが表示されます。
• iPadの場合：
  • 資料サムネイル・資料名・利用期限日・固定（ピン）以外をタップすることで、資料設定メニューが表示されます。

 

3-2．資料設定メニューの解説

• ①：資料名編集マーク
  • クリック・タップにて、資料設定画面に遷移することなく資料名を編集することができます。
• ②：［共有設定］
  • 資料の共有設定をおこなうことができます。
• ③：［編集］
  • クリック・タップにて資料設定画面にアクセスでき、資料の編集がおこなえます。
• ④：［URLをコピー］
  • 資料タイトルと資料URLをコピーすることができます。
• ⑤：［SMSで送信］
  • 資料のダウンロードURLをSMSで送信することができます。
• ⑥：［編集者変更］
  • 編集者（編集権限）を同じ組織に所属する他のユーザーに変更することができます。
• ⑦：［削除］
  • 資料を削除することができます。
  • ［削除］が表示されない場合、該当資料の編集権限がありません。
• ⑧：利用期限日設定
  • 資料の利用期限日を設定することができます。
  • 設定した期日を迎えると自動的に資料が削除されます。
  • 資料二段階承認機能を利用している場合、資料編集者にて期日が変更されると承認者にアラートが表示されます。
• ⑨：［説明を見る］
  • 共有された資料の説明内容を確認することができます。
  • 未読の資料の説明には「吹き出し」マークが付与されます。

 

4．資料の並べ替え

資料の一覧画面にて、任意の資料をドラッグアンドドロップすることで移動・並び替えをおこなうことができます。

また、作成したフォルダにドラッグアンドドロップすることで該当の資料をフォルダに格納することができます。