ベルフェイスでは、アップロードした資料を同じ組織内のユーザー全員で共有し、お客様との打ち合わせに使用することができます。
また、資料の編集権限を持っている方が常に最新の状態に更新しておくことで、他のユーザーも同じ状態の資料を使用することができます。

管理画面左側メニューの[資料設定]から資料設定ページへ移動します。

ページ上部には下記のようなメニューが表示されています。

1.新しい資料をアップロード

新規で資料をアップロードするボタンです。
参考ヘルプ:資料設定ページの使い方(アップロード編)

2.フォルダを作成

ファイルを分類して管理するフォルダを作成するボタンです。
クリックすると表示されるポップアップでフォルダ名を設定し、[作成]をクリック。

作成したフォルダへは資料をドラッグアンドドロップで格納することができ、

格納後はフォルダをクリックで展開できます。

※フォルダの管理はあくまでユーザー単位で行うものであり、フォルダを作成しても他のユーザーに反映されることはありません。
※フォルダを削除すると、中に格納されている自分が編集権限を持っている資料は一緒に削除されますが、他のユーザーから共有を受けている資料は削除されず、フォルダ外に戻されます

3.まとめて移動

複数資料を一気に移動できます。
移動させたい資料をチェック→「まとめて移動」をクリック→任意の場所へドラッグで移動します。

3.まとめて削除

複数資料を一気に削除できます。
削除したい資料をチェック→「まとめて削除」をクリックします。
※削除が可能なのはご自身に編集権限がある資料のみです。他のユーザーに編集権限があり、共有を受けているものは削除することができません。

資料一覧の見方

1.編集

ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料にしか表示されません。
編集ボタンが表示されない資料の編集権限を誰が持っているか知るためには、資料の編集者欄を見ます。

2.メールで資料送付

すべての資料に表示されます。
資料をURLで共有したい際に使用します。クリックすると資料のタイトル付きの短縮URLが表示されるので、コピーしてメールなどで共有できます。

3.共有する

ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料にしか表示されません。
資料を説明文付きで同じ組織内のユーザー全員と共有することができます。
※共有範囲は全員です。対象ユーザーを絞ることはできません。

共有を開始すると、「共有中」へ表示が変わります。

4.編集者変更

ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料にしか表示されません。
編集権限を同じ組織の他のユーザーに渡すことができます。
一度他のユーザーに編集権限を渡してしまうと、戻してもらわない限り、編集・削除はできなくなります。

5.削除

ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料へマウスオーバーした際に表示されます。こちらをクリックすることで、資料を削除することが可能です。
※削除した資料は復元することができませんので、ご注意ください。
※共有中の資料を削除した場合、他のユーザーの資料一覧からも削除されます。

6.説明

他のユーザーから共有を受けている資料にだけ表示されます。
編集権限を持つユーザーが、共有をするときに入力した説明文を参照することができます。


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