✓ 目次

1. 資料設定について
2. 資料をアップロードする方法
3. 資料共有について
4. 資料を共有する方法
5. 資料を管理する方法

アップロード済みの資料を編集・更新する方法は こちら

1. 資料設定について


ベルフェイスでは、お持ちのPowerPoint・PDF・Word・Excel・Keynoteから簡単に専用プレゼンテーション資料を作成して、接続中に相手と共有したり、その場でダウンロードしてもらうことができます。資料には個別のURLが発行され、URLを渡すだけで簡単に資料を共有することができます。
また、動画ファイルもアップロードすることができますので、PR動画やサービス紹介動画をお客様と一緒に視聴しながら商談できます。

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2. 資料のアップロード方法


手順①
管理ページ左側メニューの[資料設定]より資料設定ページへアクセスし、[新しい資料をアップロード]ボタンをクリックする。


手順②

以下の[新しい資料をアップロード]ボタンをクリックすると下記のようなポップアップが表示され、ドラッグアンドドロップもしくは[ファイルを選択]より、お手元のファイルをアップロードします。

注意点
※ 1ファイルずつアップロードしてください。
ファイル容量は50MB(動画は300MB)までです。
※ ファイルのパスワード設定や圧縮はしないでください
※ ソフトのバージョンや形式(画像の半透明化、特殊なフォントなど)により、変換後のデザインが一部変わる可能性があります。
※アップロード時のネットワーク環境や、ファイルサイズ・ページ数によっては、数十秒〜数分かかることがあります。


手順③
アップロードが完了すると資料編集ページが表示されます。
以下を参考に各項目の設定を行ってください。それぞれの項目を必要に応じて入力後、必ず[設定を保存する]をクリックしてください。

1. 資料名
以下の資料名として表示されます。既定ではアップロード時のファイル名が表示されていますので、必要に応じて変更してください。
・ 資料選択時のタイトル
・ 資料ページのタイトル
・ ダウンロード時のファイル名

2.表示タイプ
どの方向へページ遷移していくかを選択することができます。
「横スライド」であれば右方向にページ遷移し、「縦スクロール」であれば下へスクロールしていくようになります。
※動画アップロード時は表示されません。

ヒント:PowerPointベースのプレゼンテーション資料などであれば、基本的にヨコ型、Wordベースの規約や契約書などの場合は、タテ型を推奨します。

3.ダウンロード機能
この項目をONにすると、以下の内容ができるようになります。
・ 接続時に相手へ資料ダウンロードを促す
・ 資料ページを表示した際にダウンロードボタンを表示させる

参考ヘルプ:接続中に相手に資料をダウンロードしてもらうには?

4.パスワード保護
ベルフェイスにアップロードした資料はURL化されるため、URLを知っている人は誰でも内容を見ることができます。その状態を避けたい場合、この設定を使用してパスワードを設定します。これによって、URLとパスワードを両方知っている人でないと、内容を見ることができないようにすることができます。なお、ベルフェイス接続時に資料を共有表示した場合も、パスワードの入力が必要になりますので、共有メモなどでパスワードを共有するようにしてください。

5.ページ名(目次)
ここにページのインデックスを入力することで、資料を表示した際に目次として使用することができます。目次はユーザー側にのみ表示され、お客様側からは見ることができません。
※動画アップロード時は表示されません。

6.トークスクリプト
ここに文章を入力することで、各ページのトークスクリプトとして使用することができます。トークスクリプトはユーザー側のみに表示され、お客様側からは見ることができません。



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3. 資料共有について

ベルフェイスでは、アップロードした資料を同じ組織内のユーザー全員で共有し、お客様との打ち合わせに使用することができます。また、資料の編集権限を持っている方が常に最新の状態に更新しておくことで、他のユーザーも同じ状態の資料を使用することができます。


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4. 資料を共有する方法


手順①
以下の[フォルダを作成]ボタンを押し、共有用フォルダを作成します。
表示されるポップアップにて、任意のフォルダ名を入力し、[作成]をクリック。


手順②
アップロード済みのファイルを作成したフォルダにドラッグアンドドロップで格納します。格納後はフォルダをクリックすることで展開が可能です。

注意点
※ フォルダの管理はあくまでユーザー単位で行うものであり、フォルダを作成しても他のユーザーに反映されることはありません。
※ フォルダを削除すると、中に格納されている自分が編集権限を持っている資料は一緒に削除されますが、他のユーザーから共有を受けている資料は削除されず、フォルダ外に戻されます


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5. 資料を管理する方法


資料をまとめて移動する
複数資料を一気に移動できます。移動させたい資料をチェック→[まとめて移動]をクリック→任意の場所へドラッグで移動します。



資料をまとめて削除する
複数資料を一気に削除できます。
削除したい資料をチェック→[まとめて削除]をクリックします。
※削除が可能なのはご自身に編集権限がある資料のみです。他のユーザーに編集権限があり、共有を受けているものは削除することができません。



資料一覧の見方

1. 編集
ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料にしか表示されません。
編集ボタンが表示されない資料の編集権限を誰が持っているか知るためには、資料の編集者欄を見ます。

2. メールで資料送付
すべての資料に表示されます。資料をURLで共有したい際に使用します。クリックすると資料のタイトル付きの短縮URLが表示されるので、コピーしてメールなどで共有できます。

3. 共有する
ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料にしか表示されません。
資料を説明文付きで同じ組織内のユーザー全員と共有することができます。
※共有範囲は全員です。対象ユーザーを絞ることはできません。

共有を開始すると、「共有中」へ表示が変わります。

4. 編集者変更
ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料にしか表示されません。
編集権限を同じ組織の他のユーザーに渡すことができます。一度他のユーザーに編集権限を渡してしまうと、戻してもらわない限り、編集・削除はできなくなります。

5. 削除
ログイン中のアカウントで編集権限を持っている資料へマウスオーバーした際に表示されます。こちらをクリックすることで、資料を削除することが可能です。
※削除した資料は復元することができませんので、ご注意ください。
※共有中の資料を削除した場合、他のユーザーの資料一覧からも削除されます。


6. 説明
他のユーザーから共有を受けている資料にだけ表示されます。編集権限を持つユーザーが、共有をするときに入力した説明文を参照することができます。


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